איך כותבים מייל באנגלית

כמעט בכל מודעת דרושים היום מופיעה המילה 'אנגלית'. יש המבקשים 'רמת שפת אם', יש המסתפקים ב'רמה גבוהה', יש כאלו שיבקשו רק 'רמה טובה' או אפילו: 'בסיסית'.

אבל אפילו במקומות העבודה המצטנעים ביותר בדרישות האנגלית שלהם, הסיכוי הוא שתצטרכו, לפחות מפעם לפעם, לכתוב מייל באנגלית.

לא פעם הופתעתי ממספר האנשים – כולל דוברי אנגלית טובה – המתכסים זיעה קרה כשהם מבינים שאין להם ברירה: הם צריכים לכתוב מייל באנגלית. חלק גדול מהם יעשו הכל כדי להתחמק מהמשימה או להעביר אותה למישהו אחר. בכל מקום עבודה כמעט יימצא פראייר-אנגלית, עובד או עובדת שזכו להיות פטורים מפוביית-כתיבת-מיילים-באנגלית, ושכל הקולגות שלהם מצפים מהם בדרך כלל לכתוב מיילים באנגלית גם עבורם.

תאמינו לי: זה מיותר. הזיעה הקרה מיותרת, ההתחמקות מיותרת, הניצול של אנשים אחרים גם מיותר. לכתוב מיילים באנגלית לא דורש מכם להיות שייקספיר מספר שתיים. כמובן, אם אתם באמת לא יודעים אנגלית, אתם בבעיה. אבל אם אתם נמנים על אלה שמעדיפים לנהל שיחה באנגלית מאשר לכתוב מייל, כדאי שתדעו שכתיבה באנגלית אינה צריכה להיות חוויה טראומתית.

1. איך פונים לנמען באנגלית?

אם אתם לא מכירים את הנמען שלכם, העדיפו תמיד את הקו הרשמי. לאדון ברק אובמה כותבים: Dear Mr. Obama, ומקווים שהבית הלבן יתרשם כראוי מהנימוסים שלכם.

אם שוחחתם כבר בעבר עם הנמען ואתם מרגישים שיש ביניכם היכרות כלשהי, אפשר בהחלט לכתוב Dear John, או אפילו Hi John

כמובן, אם המכותב שלכם היה הראשון לכתוב לכם, אתם יכולים פשוט לחקות את אופן הפניה שלו: אם הוא התחיל את הפניה ב: Hi Moshe אפילו שמעולם לא שוחחתם קודם, אין שום מניעה שתשיבו לו באותה מטבע.

הקפידו על מתן התארים הנכונים למכותבים!

גבר הוא Mr., אלא אם כן הוא פרופסור, דוקטור, איש צבא, איש דת, או נושא כל תואר רשמי כלשהו. במקרה זה תכתבו:

Dear Prof. Ronald

Dear Dr. Ronald

Dear Rabbi Cohen

Dear Colonel Brown

וכן הלאה.

לנשים שלא נושאות תואר רשמי מהסוג המפורט לעיל כותבים בתור Dear Ms. אלא אם כן ידוע לכם בבירור שהמכותבת נשואה, ומעדיפה פניה של Dear Mrs.. לא מעט נשים נשואות מתייחסות עדיין לעצמן כ- Ms., כך שאם לא ידוע לכם אחרת, Ms. היא תמיד הבחירה הבטוחה ביותר בכתיבה לאישה.

2. שורת-נושא למייל

היו ענייניים וכתבו בדיוק מה נושאו של המייל:

Request for room reservation (בקשה להזמנת חדר)

Confirmation for your proposal (אישור להצעה שלך)

Questions about next week meeting (שאלות על הפגישה בשבוע הבא)

אם אתם מכירים כבר את הנמען ויודעים מניסיון מר שהוא לא טורח לענות למיילים ששורת הנושא שלהם לא מאויתת ב-capital letters או מכילה את המילה urgent, הרגישו חופשיים להשתמש בטקטיקות הללו. אבל בלי ידיעה כזאת, פשוט תיראו צעקניים וחסרי נימוס.

3. פתיחה למייל באנגלית

I hope you are well. (מקווה ששלומך טוב)

לאנשים שהיכרותכם איתם מעט אישית יותר, אפשר לכתוב כמובן:

I hope you and your family are well (מקווה ששלומך ושלום משפחתך כשורה)

I hope you've enjoyed your holiday (מקווה שנהנית מהחופשה/חג)

I was happy to hear you are back from your maternity leave (שמחתי לשמוע שחזרת מחופשת הלידה שלך)

4. גוף המייל

כעת עליכם להתייחס ישירות לנושא עליו אתם כותבים:.

Following our phone conversation yesterday… (בהמשך לשיחתנו אתמול.)

In reply to the questions you've asked, (במענה לשאלות ששאלת)

We are happy you are interested in our product. (אנו שמחים שאתה מתעניין במוצר שלנו)

It was nice to hear from you after such a long time (היה נחמד לשמוע ממך אחרי כה הרבה זמן)

I would like to thank you for your interest in our services. (ברצוני להודות לך על ההתעניינות בשירותינו)

I would like to invite you to our office… (ברצוני להזמינך למשרדנו)

Please find attached the documents you've requested. (מצ"ב המסמכים שביקשת)

Please note that I will be in Boston next Monday, July 11th  (לידיעתך, אני אהיה בבוסטון ביום שני הבא, 11 ביולי)

Please let me know whether will attend next week trade show in Mumbai (בבקשה עדכן אותי אם תהיה נוכח בתערוכה במומבאי בשבוע הבא)

כמובן, יש מיילים קצרים וארוכים. בכל שפה, הנמענים שלכם יעדיפו מייל קצר, ענייני וממוקד. אם אתם רוצים לפרט מידע על שירותים ומוצרים – בחרו בצירוף קובץ. זו שיטה טובה גם כשמדובר בצירוף מידע טכני, תזכירים, וכדומה. זה לא אומר שהמייל שלכם צריך להיקרא כמו הודעת SMS: כללו את כל המידע

הנחוץ – אבל בתמציתיות. שאלו את עצמכם: מה בדיוק המידע שהנמען מצפה לו? או, לחילופין, מה המטרה שאתם רוצים להשיג במייל הזה, ואלו משפטים ייטיבו לשרת אתכם?

כלל אצבע: אם המייל שלכם מתחיל להיראות כמו חיבור מהבגרות באנגלית, רוב הסיכויים שאתם עושים משהו לא בסדר.

5. משפט סיום

סיימו את המייל עם הציפיות שלכם להמשך התקשורת ביניכם:

Looking forward to your response (מצפה לתגובתך)

An early reply will be appreciated (אשמח למענה מהיר)

Please confirm and thanks in advance (נא אשר ותודה מראש)

Please don’t hesitate to contact me if you have any more questions (נא אל תהסס ליצור איתי קשר אם יש לך שאלות נוספות)

Please advise ASAP (נא ענה בהקדם האפשרי)

Waiting for your confirmation (מחכה לאישור שלך)

 6. חתימה

המייל נחתם בכמה מילות נימוס:

Best Regards

Warm regards

או אפילו רק:

Regards

ומיד לאחר מכן צריכה להופיע החתימה שלכם.

חתימה צריכה לכלול שם מלא, תפקיד בחברה, שם החברה המלא, ופרטי הקשר שלכם – כולל כתובת הדוא"ל. (כן, כן, הנמען הישיר שלך יכול לראות אותה בכל מצב. אבל מכיוון שלמיילים יש טבע להתגלגל הלאה בצורות שמקשות לא פעם על זיהוי הכתובת המקורית, מוטב שתכללו את כתובת הדוא"ל שלכם בחתימה)

חתימה תקינה אמורה להיראות כך:

Yosef Levy

Marketing Manager

Innovations LTD

Tel: +972-3-3333333

Fax: +972-3-3333331

Email: yoseflevy@innovations.co.il

בנוסף לפרטים הללו היא יכולה גם לכלול את מספר הסלולארי שלכם, אם הוא זמין ללקוחות, וכן מספר סקייפ, אם יש – מרכיב מקובל במיוחד כשמדובר במכותבים מהמזרח הרחוק.

מודעות פרסומת

להשאיר תגובה

הזינו את פרטיכם בטופס, או לחצו על אחד מהאייקונים כדי להשתמש בחשבון קיים:

הלוגו של WordPress.com

אתה מגיב באמצעות חשבון WordPress.com שלך. לצאת מהמערכת / לשנות )

תמונת Twitter

אתה מגיב באמצעות חשבון Twitter שלך. לצאת מהמערכת / לשנות )

תמונת Facebook

אתה מגיב באמצעות חשבון Facebook שלך. לצאת מהמערכת / לשנות )

תמונת גוגל פלוס

אתה מגיב באמצעות חשבון Google+ שלך. לצאת מהמערכת / לשנות )

מתחבר ל-%s